Observasi penerapan sistem manajemen mutu

Sistem Manajemen Mutu II, Pertemuan 15

Bramadi Arya, S.Si., M.Biotech.

Program Studi D4 Teknologi Laboratorium Medik, Universitas Syedza Saintika

Yang kita kerjakan hari ini

Sub-CPMK-15 (RPS): Mendemonstrasikan partisipasi aktif dalam diskusi dan observasi penerapan sistem manajemen mutu laboratorium.

1. Menyatukan materi pertemuan 1 sampai 14 dalam satu peta.
2. Menyusun lembar observasi penerapan SMM.
3. Mempresentasikan temuan observasi.
4. Refleksi pembelajaran.

Selamat datang di pertemuan terakhir sebelum UAS. Hari ini bukan kuliah satu arah. Kalian yang bekerja dan saya yang memfasilitasi. Tidak ada praktikum, jadi bila observasi langsung ke laboratorium tidak memungkinkan, kita memakai laboratorium kampus atau studi kasus dari dosen.

Peta mata kuliah dalam satu halaman

Tema	Pertemuan	Pertanyaan kunci
Dasar SMM dan monitoring	1 sampai 4	Apa yang dimonitor dan dievaluasi?
QC dan troubleshooting	5 sampai 6	Apakah hasil kita andal?
RCA dan CAPA	7	Mengapa terjadi dan bagaimana mencegah?
Identifikasi dan ketertelusuran	9	Bisa ditelusuri?
Dokumen dan rekaman	10	Terkendali dan terbukti?
Verifikasi, validasi, desain	11 sampai 12	Metode layak dipakai?
Produk dipasok	13	Bahan masuk terkendali?
Penjaminan mutu diagnostik	14	Mutu sampai ke dokter?

Pertemuan 8 adalah UTS. Minta mahasiswa menyebut satu hal yang paling berkesan dari tiap tema.

Cara kerja hari ini

1. Kelompok menerima konteks laboratorium: laboratorium kampus atau studi kasus.
2. Menyusun lembar observasi dari checklist.
3. Mengobservasi atau menganalisis, lalu mencatat bukti.
4. Presentasi temuan dan saran perbaikan.

Sesuaikan dengan keadaan: bila kunjungan laboratorium dijadwalkan, minta izin dan koordinasi lebih dulu. Bila tidak, dosen menyediakan deskripsi laboratorium X dengan foto atau SOP.

Lembar observasi: pertanyaan per tema

• Monitoring dan audit: apa yang dipantau, siapa yang meninjau?
• QC: ada kontrol internal, aturan penerimaan, tindakan bila ditolak?
• Identifikasi: label dan rekaman penerimaan lengkap?
• Dokumen dan rekaman: versi terkini ada di tempat pakai, rekaman ditandatangani?
• Metode: ada bukti verifikasi atau validasi?
• Produk masuk: rekaman lot dan kedaluwarsa, cara penyimpanan?
• Komunikasi hasil: ada prosedur nilai kritis?

Ini daftar pertanyaan yang saya susun dari materi mata kuliah ini, bukan format resmi dari standar atau lembaga akreditasi. Ubah sesuai kebutuhan. Setiap jawaban harus disertai bukti: foto, dokumen, atau pengamatan.

Cara mencatat temuan

Kolom	Isi
Bukti	Apa yang dilihat atau dibaca
Penilaian	Sesuai, belum sesuai, atau perlu perbaikan
Alasan	Mengapa penilaian itu
Saran	Perbaikan yang realistis

Ingatkan temuan dicatat berdasarkan bukti, bukan kesan. Bahasa dari pertemuan 3 tentang audit internal berlaku di sini: netral, spesifik, dan tidak menuduh orang.

Etika observasi

• Minta izin sebelum mengamati dan memotret.
• Jangan mencatat identitas pasien.
• Fokus pada sistem, bukan menyalahkan petugas.
• Laporkan temuan penting ke pembimbing, bukan ke pihak lain.

Foto: Wikimedia Commons

Ini norma umum, bukan kutipan peraturan tertentu. Tekankan kerahasiaan data pasien terutama bila ada kunjungan nyata.

Studi kasus cadangan: laboratorium X

Laboratorium klinik X di Kota P. Label ditulis tangan di meja pengolahan, SOP terbaru di lemari kantor, kontrol dijalankan tetapi tidak ada catatan tindakan saat kontrol melewati batas, lot reagen tercatat di buku terpisah, dan hasil kritis dilaporkan lewat telepon tanpa catatan.

1. Temuan apa saja menurut kalian, dikelompokkan per tema mata kuliah?
2. Mana yang paling berisiko bagi pasien?
3. Tiga perbaikan prioritas, beserta penanggung jawab.

Kasus fiktif yang dirancang menyentuh hampir semua tema. Gunakan bila observasi lapangan tidak bisa dilakukan. Dorong kelompok menyusun prioritas berdasarkan risiko pasien, bukan berdasarkan mudahnya perbaikan.

Format presentasi hasil observasi

1. Konteks laboratorium dan cara observasi.
2. Tiga temuan utama beserta bukti.
3. Hubungan temuan dengan materi mata kuliah.
4. Saran perbaikan dan refleksi kelompok.

Waktu: 7 menit presentasi, 3 menit tanya jawab.

Sesuaikan waktu dengan jumlah kelompok. Minta kelompok lain menyiapkan satu pertanyaan untuk kelompok yang tampil, supaya semua aktif.

Refleksi pembelajaran

• Apa yang paling berubah dalam cara kalian memandang mutu laboratorium?
• Tema mana yang paling sulit, dan apa yang akan kalian lakukan menjelang UAS?
• Satu kebiasaan kerja apa yang akan kalian terapkan di laboratorium nanti?

Beri dua menit menulis, lalu tiga atau empat mahasiswa berbagi. Tidak ada jawaban salah. Refleksi ini membantu mereka mengikat materi sebelum UAS.

Penilaian pertemuan ini

• Teknik penilaian: proyek.
• Yang dinilai: keaktifan dalam diskusi, kualitas observasi dan analisis, ketepatan mengidentifikasi penerapan SMM, kemampuan menghubungkan teori dengan praktik, kualitas presentasi, dan kontribusi dalam pemecahan masalah mutu.

RPS TLM OBE-139b, Sub-CPMK-15

Menurut RPS, skor 90 sampai 100 berarti partisipasi sangat aktif, analisis mendalam, identifikasi komprehensif, dan presentasi sangat baik.

Benang merah

• UAS di pertemuan 16. Cakupan dan formatnya saya umumkan terpisah.
• Pegang tiga pertanyaan: bisakah ditelusuri, bisakah dibuktikan, bisakah diperbaiki?

Konfirmasi cakupan UAS ke dosen koordinator, karena saya tidak mengetahui kisi-kisinya. Tiga pertanyaan penutup adalah rangkuman saya sebagai pegangan.

Ringkasan

• Sistem manajemen mutu terdiri dari bagian yang saling terhubung.
• Observasi yang baik berbasis bukti, netral, dan berfokus pada sistem.
• Prioritas perbaikan ditentukan oleh risiko bagi pasien.
• Teori baru bermakna bila terlihat dalam praktik.

Minta satu mahasiswa merangkum, lalu tutup dengan terima kasih dan semangat menjelang UAS.

Rujukan

• Materi dan rujukan pertemuan 1 sampai 14 (lihat rujukan pada deck masing-masing).
• International Organization for Standardization. ISO 15189:2022 Medical laboratories: requirements for quality and competence. Geneva: ISO.

Catatan penyusun (tidak tampil di slide): Lembar observasi, etika observasi, dan kasus cadangan dirancang sendiri untuk pembelajaran dan bukan format resmi dari standar atau lembaga akreditasi.

Terima kasih

Istilah: CAPA

Corrective and preventive action: tindakan koreksi untuk memperbaiki masalah yang sudah terjadi dan tindakan pencegahan agar tidak terulang.

Contoh: Koreksi: melatih ulang analis. Pencegahan: setiap metode baru wajib masuk dokumen pelatihan sebelum dipakai.

Istilah: Analisis akar penyebab (RCA)

Root cause analysis: penelusuran untuk menemukan penyebab dasar suatu masalah, bukan hanya gejalanya, supaya masalah tidak terulang.

Contoh: Kontrol sering keluar batas bukan karena “analis lalai”, tetapi karena metode baru belum ada di dokumen pelatihan.

Istilah: Nilai kritis

Hasil pemeriksaan yang menunjukkan keadaan yang dapat mengancam jiwa sehingga harus segera dilaporkan kepada dokter atau perawat, bukan menunggu laporan rutin.

Contoh: Kalium 7,0 mmol/L langsung ditelepon ke ruang rawat, lalu dicatat siapa yang menerima dan jam berapa.